Checkers / AI Uren Checker

Projecten & buitendienst

AI Uren Checker

"Kloppen de geschreven uren met de dag die de monteur werkelijk had?"

De checker legt per monteur, per dag de urenstaat naast wat de andere bronnen over die dag zeggen: de ritten uit track & trace, de werkbonnen, de planning. Hij past de afgesproken pauze- en reistijdregels toe en geeft per urenregel een oordeel — klopt, afwijking of toelichting nodig — met de rit en de regel erbij. Vóórdat de uren worden geaccordeerd.

Laat het zien met onze eigen urenstaten Bekijk de andere checkers →

De aanleiding

De controle deugt. De schaal is het probleem.

Bij bedrijven met monteurs op de weg worden elke dag honderden urenregels geschreven. Elke regel moet kloppen voordat de week wordt geaccordeerd — hij gaat naar de loonstrook, naar de projectkosten en soms naar de factuur aan de opdrachtgever. Wie accordeert, kan onmogelijk elke regel nalopen. Dus gebeurt dat steekproefsgewijs, of achteraf, of op vertrouwen.

De regels zijn niet overal gelijk

Voor projectmonteurs gaat een uur pauze eraf en is het eerste en laatste half uur reistijd eigen tijd. Voor servicemonteurs tellen de uren één op één. En dan zijn er projectafspraken die alleen in een mail staan.

De dag staat in meer dan één systeem

Wat de monteur schreef staat in de urenstaat. Waar de bus stond in track & trace. Waar het werk was op de werkbon. Wat de bedoeling was in de planning. Niemand heeft die vier naast elkaar.

Een regel is zo gecontroleerd — maar het zijn er duizenden

Rit erbij, werkbon erbij, regel toepassen, vergelijken. Per regel een paar minuten; per week een taak die nooit af is en altijd achterloopt op de accordering.

Het gaat niet om wantrouwen. Het gaat om de regel die niemand heeft kunnen nalopen voordat de handtekening eronder ging.

Het oordeel

Per urenregel: klopt, afwijking, of toelichting nodig.

De checker rekent eerst: hij legt de geschreven tijd naast de werkelijke dag en past jullie pauze- en reistijdregels toe. Pas daarna oordeelt hij — en bij elk oordeel staan de rit, de regel en het verschil.

Klopt

Binnen de marge

Geschreven tijd en werkelijke dag liggen binnen de afgesproken marge, na toepassing van de regels. Deze regel kan geaccordeerd worden.

Afwijking

Buiten de marge

De geschreven tijd wijkt meer af dan afgesproken, of er is geschreven op een dag of een plek die de bronnen niet laten zien. Met het verschil in minuten en de regel die het bepaalt.

Toelichting nodig

Naar de monteur

De bronnen spreken elkaar niet tegen, maar verklaren het ook niet: een stop bij de groothandel, werkplaatswerk voor een project elders, een bus die om de hoek stond. Dan vraagt de checker het — aan de monteur of aan de leidinggevende.

De marges stel je zelf in — bijvoorbeeld tot een kwartier akkoord, tot een half uur aandacht, daarboven een afwijking. Dat is jullie kader, niet het onze.

Eén monteur, één dag Voorbeeld · verzonnen

Projectmonteur · dinsdag · kader: 1 uur pauze per dag, eerste en laatste half uur van elke reis eigen tijd, marge 15 minuten.

Geschreven	Volgens de dag	Na het kader
0600 Reizen · 0,5 uurenstaat	Onderweg 06:50–07:551 u 05 · track & trace	0 u 35eerste half uur eigen tijd
1000 Montage · 8,0 uurenstaat · project 24-118	Op locatie 07:55–16:058 u 10 · adres = projectadres	7 u 101 uur pauze eraf
0600 Reizen · 0,5 uurenstaat	Stop 16:05–16:25, onderweg tot 17:00groothandel · track & trace	0 u 25 – 0 u 45afhankelijk van de stop

Verzonnen dag. Welke taakcodes reistijd zijn, welke regels gelden en hoe groot de marge is, komt uit jullie kader.

Na het oordeel

Een oordeel is pas af als duidelijk is wat er nu gebeurt.

Per uitkomst leggen we de vervolgacties vast als protocol. Uitgevoerd door een collega die de taak klaargezet krijgt, via de API van je systemen, of door een AI-robot in systemen zonder koppeling — zoals de urenstaat in het ERP.

Klopt

De regel kan door

Regel meenemen in de weekaccorderingHandmatig
Regel markeren als gecontroleerd in de urenstaatAPI
Uren doorzetten naar projectkosten en loonAPI

Afwijking

Een correctievoorstel

Voorstel klaarzetten: regel aanpassen, verwijderen of toevoegen — de leidinggevende beslistHandmatig
Terugkerend patroon per monteur of project meldenAPI
Correctie na akkoord doorvoeren in de urenstaatAI-robot

Toelichting nodig

Vraag aan de monteur

Vraag naar de monteur, met de dag erbijHandmatig
Antwoord vastleggen als regel in de werkwijzeHandmatig
Regel openhouden tot het antwoord er isAPI

Een correctie voert de checker nooit zelf door zonder dat iemand ernaar keek. Je bepaalt per actie hoe ver hij gaat: eerst uitgeschreven, dan als voorstel, en automatisch waar het protocol vastligt. Van elke uitgevoerde actie blijft vastgelegd wie of wat hem uitvoerde.

Wat de AI wel en niet doet

Het rekenwerk is geen AI. Het duiden wel.

Tijden vergelijken en pauze- en reistijdregels toepassen is gewoon rekenen — reproduceerbaar, zonder interpretatie, en zo hoort het. De AI komt eraan te pas waar het rekenwerk ophoudt.

Wel

De stops op een dag duiden: bouwplaats, groothandel, eigen loods, thuis — op basis van adres, duur en wat er geschreven is.
De omschrijving van de monteur lezen en naast de rit leggen: "prefab voor Rijswijk" terwijl de bus in de loods stond, is geen afwijking.
De afwijking in gewone taal uitleggen, zodat de leidinggevende hem in één keer begrijpt.
Een correctievoorstel formuleren dat de monteur herkent — en elke regel op dezelfde manier beoordelen, ook de duizendste.

Niet

Regels verzinnen die niet in jullie kader staan. Staat een projectafspraak alleen in een mail, dan is het toelichting nodig — tot hij is vastgelegd.
Rijgedrag beoordelen of monteurs volgen. De checker kijkt naar één ding: of de urenregel klopt.
De urenstaat zelf corrigeren. Het oordeel is een voorstel; de leidinggevende zet door.
Spieken. Hij ziet niet wat eerder is geaccordeerd, dus hij kan niet naar het antwoord toe redeneren.

Ritten van medewerkers zijn persoonsgegevens. De checker gebruikt ze alleen voor deze ene vraag, per dag, en legt vast wie welk oordeel heeft bekeken. Hoe dat zich verhoudt tot jullie afspraken met de ondernemingsraad, bespreken we vooraf.

Zonder track & trace

Ook zonder ritten is er een dag te reconstrueren.

Niet elk bedrijf heeft track & trace, en niet elke monteur rijdt in een bedrijfsbus. Dan toetst de checker de urenstaat op wat er wél is. Minder hard dan een rit, maar dezelfde vraag en hetzelfde oordeel.

Met track & trace

De rit als harde bron

Begin- en eindtijd, stilstand op het werkadres, de route ertussen. De sterkste bron voor reistijd en tijd op locatie.

Zonder track & trace

De werkbon en de planning

De begin- en eindtijden die de monteur in de werkbon-app registreert, de planning, de contracturen. Interne consistentie: klopt de urenstaat met wat de monteur zelf die dag heeft vastgelegd?

Altijd

Verlof, ziek en feestdagen

Uren geschreven op een verlofdag, of een bus die reed op een ziektedag. Geen rekenwerk, wel een vraag die anders pas bij de loonstrook opvalt.

Hoe je erop leert vertrouwen

Niemand accordeert op dag één een week op het oordeel van een AI.

Dat hoeft ook niet. Het vertrouwen bouw je op, op je eigen urenstaten.

Eerst achteraf

De checker beoordeelt weken die al zijn geaccordeerd, en we leggen zijn oordeel naast wat er destijds is gecorrigeerd. Zo zie je waar hij goed zit, waar de regels scherper moeten — en wat er destijds is doorgeglipt.

Dan meekijken

Op de lopende week doet de checker per regel een voorstel; wie accordeert, beslist. Elke correctie en elk antwoord van een monteur wordt onderdeel van de werkwijze van jullie bedrijf.

Altijd terug te lezen

Van elk oordeel blijft vastgelegd welke versie van de regels en welke ritten zijn gebruikt. Vraagt een monteur, een opdrachtgever of een accountant waarom, dan staat het er.